業務システム移行支援
有限会社並木商店様は上質な精肉を手頃な価格で提供するだけでなく、小分けや調理をしやすいカットなど、「かゆい所に手が届く」サービスをモットーに、東京都内で70年以上続く精肉店です。
業務用の卸販売や、テレビ取材も受けるほどおいしいお弁当・お肉を販売する小売店を経営されています。
現在は事業の承継中で、後継者の方が様々な社内の改革に取り組まれています。
その一つが長年使われてきた受発注を手配する古い社内システムの入れ替えでした。
古いシステムが動いているパソコンのサポート終了が目前にせまっていて、早急に新しいシステムを稼働させる必要がありました。
さらに今後の人手不足に備え、ITを活用して伝票や手計算の仕事の効率化を図ること、事務業務を刷新して若い人に魅力ある職場環境へ変えることをお考えでした。
新しいシステムの導入準備では、業務ソフトの開発とサーバーやパソコン等機器の購入まで整っていました。
しかし事前に設定が必要な商品や顧客など10種類のマスタデータの作成、新しいシステムに変わってからの業務手順の整備、新システムの仕様確認や動作テストをできる人手が社内に不足していました。
そのためシステム入れ替えの準備をスタートしてから、2年の歳月が経っていました。
お困りの後継者様から具体的にご相談をいただいたのは、パソコンのサポート終了まであと数ヶ月という時期でした。
日常業務で使用するシステムを止めるタイミングも考慮して、3ヶ月で入れ替えるスケジュールを立てました。
事前設定が必要な10種類のマスタデータは、過去の実績を参考に商品や顧客情報の整理から着手しました。
テスト用のマスタデータができると、手配のシミュレーションを行ってシステムの仕様に漏れがないかを確認します。
不具合がでた機能はシステム会社との打ち合わせで改修を依頼して、改修後は機能の動きと他の機能へ影響がでていないか再チェックも実施しました。
システムの入れ替えで影響があるお客様への案内文の準備、起こりうる事態の想定と対策の検討、社内説明会の準備と必要な手配を洗い出し作業を分担します。
また新しいシステムに変わった場合に、事務、加工、販売の各現場の方へ変更いただく手順の資料まで事前に揃えました。
2年間かかっていた新システムの稼働が、ぎりぎり3ヶ月で実現できました。
心配されていたパソコンのサポート終了にも間に合い、社員一丸となって大きな事故もなく無事に移行を果たされました。
後継者様のお話によれば、新システムの稼働は業務以外にも効果があったようです。
奮闘する姿をみた若手社員が協力してくれて社内が活性化、また現社長であるお父様と後継者様の関係も少しずつ変化して、会社の課題解決が信用・信頼につながり、事業承継が進んだそうです。
システムの入れ替えだけにとどまらず、並木商店様の事業を次世代へバトンタッチする転機にもなりました。
「自分でやっても出来ないことはない」という気持ちがあったため、会社に外部の人を入れることやコスト面での決断で迷いがありました。
何度かお話しするご縁があり、当社の状況も把握してくださっていると感じたことが依頼の決め手になりました。
サービスを利用した結果、当初の迷いは解消され、専門家の力を使って時間を効率よく使う大切さを強く思いました。
真摯にご対応いただきましたこと、またこちらの資料提出が遅くなったにも関わらず間に合わせていただいたことに本当に感謝しております。
引き続き、よろしくお願いします。
