★仕組み化★お悩みの後継者に必要なのは
★仕組み化★
「仕組み化」や「業務フロー設計」に関する何でもありのコーナー
「事業の引き継ぎも必要だし、業界も変えていきたい、何から始めたらいいだろうか…」
業務を整理する仕事していると、中小企業の何代目にあたる後継者で、先代から事業
を引継中の方とお話する機会があります。
30代後半～40代前半の世代、かつて同じ業界の大手に修行に出ていたり、または別の
業界でお仕事を経験されたりして、家業に戻られたケースが多いです。
外部で経験を積んで家業を眺めると、社内改革の必要なところが目につくそうです。
IT化の遅れ、人材の不足、社員の高齢化、スキルやノウハウの継承など、近い未来で取
り組まなくてはいけない課題が山積みになっています。
事業の引き継ぎだけでなく、同時進行で社内改革も進めるには「何から手を付けたらい
いだろう」とあれもこれもグルグル回って、頭がいっぱいになってしまうとお話でした。
今回はそんな事業承継中の方々のお悩みに対して、シクミカがどのようなお手伝いでき
るかをお伝えしてまいります。
まずは状況の整理
事業承継中の方とお話をする際、最初はご自身が今、どんなことを考えているか思いつ
くことを自由に吐き出してもらいます。
「引き継ぐ立場になってどう思うか、どんな夢をもっているか、一緒に働く人たちにどん
な職場環境を提供していきたいか、課題になることは何か」仕事に限らず、ご自身の夢も
交えながら出してもらいます。
そうすることで後継者が直面している状況の全体像が浮かび上がり、あがってきた課題
の優先順位が見えてきます。
事業承継と聞くと先代の経営ノウハウの引き継ぎが真っ先に思い浮かびますが、時代の
変化にあわせて社内改革が求められる今は、もっと最初に必要なことがあります。
それは後継者が改革に協力してくれる仲間を得るため、「こうなりたい」を周りに語って、
一緒に改革に巻き込んでいく経営のビジョンです。
ビジョンがない後継者はいませんが、あふれるビジョンを人に語れるまではっきりイメー
ジをもって、言葉にできていない場合があります。
そのモヤモヤをクリアにすることが、この後に続く全ての土台になります。
実際のシクミカの支援は、土台になるビジョン作りが終わって、優先順位をつけた課題に
業務の整理があがった段階からです。
ただこの土台は業務を整理するにも、「何を大切な基準として従業員に仕事をしてもらう
か」重要な指針になるため、事前に明確にしてもらうことが大切です。
シクミカの支援の1つ目は、吐き出してもらったお話から、優先順位を決める土台＝ビジ
ョンがどのぐらい明確かを一緒に確認していくことです。
ビジョンがまだ形になっていないからと一人で作ろうとすれば、時間がかかったり、作り切
れなかったりします。
そんな時は時間や質をあげるショートカットの方法として、ビジョン作りの専門家である経
営者コーチの活用をお勧めしています。
コーチングでは経営者とコーチの相性、対象になる業界、コーチングの手法など、サポー
トの方法が様々です。
ご要望に応じて、後継者と相性がよさそうな複数の経営者コーチをご紹介して、体験セッ
ションのご案内までサポートできます。
課題の原因と専門家の切り分け
ビジョン作りが終わっている後継者の場合だと、それぞれの課題の原因がどこに、何に
あるかを紐解いてきます。
この段階では「この課題解決が必要だけど、どこに相談する内容か、解決策が見えない」
状態です。
こんな図を見たことはないでしょうか。
海に浮かぶ氷山は一角が表に出ているだけ、海面に深く隠れた部分があります。
これは事業の課題も同じことが言えて、課題になって表に出てきている困りごとから、
その根本原因になっている事実がすんなり見えにくいことがあります。
そこで今起こっている現象から根本原因を探って、その原因をつぶすにふさわしい専門
家へ対応を切り分けていきます。
例えばＩＴ化のためにパソコンの入れ替えや社内ネットワークの整備を行う場合を考え
てみます。
パソコンの購入でも、予算や用途に応じてオフィス用品販売や中古品販売を使い分ける
ことがあります。
また新しいものだけでなく、使い終わったパソコンの廃棄方法までカバーが必要です。
社内ネットワークの整備は、オフィスの工事を伴うならＩＴインフラの設備会社、また
は通信環境の改善で済むなら通信サービス会社のように分かれます。
事業ステージや規模に応じてお願いする先も変わりますし、条件による使い分けや将来
の事業計画も考慮していきます。
まだふさわしい専門家が確保できていない分野があれば、その業界で特化した専門家を
探してもらうか、良い専門家がいたらご縁つなぎをお手伝いします。
シクミカの支援の２つ目は、課題から根本原因を探り、解決にふさわしい専門家へ切り
分けていくことです。
原因となる日常業務の整理
支援の2つ目で根本原因を探っていくと、専門家へすぐに依頼、解決できないものがで
てきます。
それは事業の実態が見えていない、見える化ができていない場合です。
実際にあった例として、課題に「在庫管理・費用」があった企業の話です。
その会社ではサービスを提供するシステムの操作マニュアルを利用者へ送付していまし
たが、発送手配をするときに「在庫がない！」となり、お客様への発送が遅れて、サービ
ス品質や利用者の印象が悪くなっていました。
そこで根本原因を深堀していくと、以下の状況がわかりました。
１）操作マニュアルの置き場が決まっていなくて、各担当が引き出しにしまってい
たり、倉庫においてあったり全体の在庫量が見えなかった
2）操作マニュアルを発注した後に納品されるまでの期日を誰も知らず、どのタイミ
ングで発注するか、また発注基準が見えなかった
３）操作マニュアルがあるように見えても、第●版の版管理ができていなくて、前
の版が残っている実態が見えていなかった
このように単純に専門家への依頼で解決できないものは、日々の業務の問題が根本原
因になることがよくあります。
ここからがシクミカ支援の3つ目、業務の整理になります。
事例では1事務所で倉庫も併設だったため、操作マニュアルの在庫を倉庫へ一括し
て、各自が持っていた分も全て集約しました。
発送時は倉庫から出して、使用した数量を管理表へ記入します。
管理表で残りが一定の数量になったら業者へ発注して、なくなる前に補充します。
これによりあちこちに埋もれていたマニュアルが大量に廃棄され在庫スペースが圧縮
されて、欠品や無駄に発注されていた在庫もなくなり、コスト削減にもつながりました。
もちろんお客様への発送も遅れることなく、サービスの満足度もアップしています。
同じことは他の専門家へ依頼する内容にもあてはまります。
税理士に資金面を相談したくても、売上や仕入の数値が毎月しっかり把握できていなか
ったり、採用コンサルタントに社員採用を相談したくても、対応してもらう業務内容が不
明確で必要なスキルが明示できなかったりします。
専門家にすぐ依頼できない課題は、相談や判断の材料になる実態や数字を業務の整理
で見えるようにしてから、やや長期的な対応で取り組みます。
忙しい後継者が社内改革を進めるには、整理と優先順位付けが欠かせません。
ヤル気がみなぎっているのに、視界不良のまま前に進めていない後継者の方がいたら、
シクミカの整理がお役に立てるかもしれません。
シクミカでは1時間の無料Zoom相談でサービスお試しいただけます。
もし1回で終わらない場合は、1時間単位で回数も設定できる業務相談も受け付けてい
ます。
ご希望の際はこちらからお問い合わせください。
