★仕組み化★作業で時間を失ってませんか（前半）

 

★仕組み化★
「仕組み化」や「業務フロー設計」に関する何でもありのコーナー

「いつも時間が足りなくて、今日もやりたいことができなかった・・・」

忙しい経営者は誰もがこんな思いをしているのではないでしょうか。
朝は「今日こそ、あの仕事を片付けよう！」と考えていたのに、夜になって振り返ると、
やっぱりできなかった仕事が残っている・・・。

経営者が「時間が足りない」と感じる背景には、業務に問題があるケースも多いです。
今回は前半・後半にわけて、時間を奪う業務の構造についてお話ししたいと思います。

経営者が対応している「業務」を細かく分解していくと、その中に１）経営判断や決裁をし
て事業の方向性を決めていく「本来の経営者の仕事」と、２）同じ行動を繰り返す「作業」
が混在しています。

 

 

例えば、経営者であるあなたが今後の会社の戦略をAとするか、Bとするかを決めなけ
ればいけない場面があったとします。
その際に日々の売上や販売予測など管理する項目を決めて、Excelの管理表を作成し
て、そこに数値を入力して、元データを集計して、グラフにして、最終的に戦略をAと決め
たとします。
さて、この例も「本来の経営者の仕事」と「作業」に分けられますが、どう分類されるで
しょうか？
（答えは下にスクロールで）

 

 

 

 

 

答えはこちら。

【作業】毎回、または都度、数字が変わるたびに繰り返し行っている
　　・Excelの管理表を作成する
　　・数値を入力する
　　・元データを集計する
　　・グラフにする

【本来の経営者の仕事】数字をみて状況を判断したり、方針を考えたりしている
　　・売上や販売予測など管理する項目を決める
　　・戦略をAと決める

今回は分かりやすい例でお話ししましたが、経営者が対応している「業務」には、このよ
うに一連の流れの中に「作業」が多く含まれていることが多くあります。
例では、「本来の経営者の仕事」は、最初の「管理する項目を決める」と最後の「戦略をA
と決める」だけです。
間にあるのは「作業」になるため、手順を決めてしまえば社員にお願いできます。

シクミカでは、このような「本来の経営者の仕事」と「作業」が複雑に入り組んだ「業務」
を経験とスキルで細分化します。
そして経営者が引き続き対応する「本来の経営者の仕事」と、社員にお願いすべき「作業」
へ、業務を最適化していく支援を行っています。

今あなたが対応している業務をこのような視点で眺めると、「本来の経営者の仕事」と
「作業」のバランスはどうなっていますか？
業績が好調な会社では、社員に多くの「作業」を託して、経営者は「本来の経営者の仕事」
に集中できています。

もしかすると、ご自身が行っている「業務」を分解する発想が、初めてかもしれませんね。
この考え方で日々の業務を点検するだけでも、忙しさを減らすヒントが見えてくることもあ
ります。

具体的にシクミカがどのように業務を最適化しているかは、「作業で時間を奪われていま
せんか？（後半）」でお伝えしたいと思います。