★仕組み化★作業で時間を失ってませんか（後半）

 

★仕組み化★
「仕組み化」や「業務フロー設計」に関する何でもありのコーナー

「いつも時間が足りなくて、今日もやりたいことができなかった・・・」

忙しい経営者が「時間が足りない」と感じる背景の紐解き後半です。
後半では、具体的にシクミカがどのように業務を最適化しているかをお伝えします。

前半で、経営者の「業務」を細かく分解していくと、①経営判断や決裁をして事業の方向
性を決めていく「本来の経営者の仕事」と、②同じ行動を繰り返す「作業」が混在している
とありました。

イメージすると下記の業務1の感じです。
ひとくくりにされた業務の中に、経営判断や決裁をする「本来の経営者の仕事」と、単純
な行動を繰り返す「作業」が、一つの業務の中でごちゃまぜになっています。
ただ普段は「本来の経営者の仕事」と「作業」を意識していないので、まだ「業務1」という
いくつかの工程に分かれた、経営者が対応しているひとくくりの業務と認識されています。

 

 

この状態へシクミカが入ることによって、「この業務1が、6つの作業と、4つの仕事、全
部で10個の工程から構成されている業務だ」というように分解されます。
さらに、分解した「本来の経営者の仕事」と「作業」を整理して、不要なものを廃止したり
統合できるものをまとめたり、順番の変更が可能なものを入れ変えたりして、業務をより
効率よく進められるように整理していきます。

最後に整理した結果を、改めて誰が担当するか確認、再分担します。
これが業務の最適化です。

 

 

現場を離れられない経営者や、引き継ぎができない経営者は、「作業」を抱えがちなケー
スによく当てはまります。
一連の業務を社員に丸ごと引き渡そうとすると無理が出てしまうわけで、ひとつひとつ
「本来の経営者の仕事」と「作業」に分解していったら、社員に渡すものを整理できる
ようになります。
そうすれば10工程全てに経営者の時間を費やすことなく、10工程のうち経営判断や決
裁が必要な部分にだけ関与して、残りは社員へ託す方法がとれます。

業務の分解には様々な業界で、多くの業務を見てきたシクミカの経験とスキルを使って
います。
また細分化した後に業務を整理する際は、ITを活用したり、ExcelやWordで管理フォー
ム（帳票）を作ったり、業務マニュアルを準備したり、スムーズに分担するひと工夫を
追加しています。

自分の業務は、客観的に分析しにくいものです。
自身の忙しさや抱えたタスクを見直したい場合は、第三者の視点をうまく使って、手際よ
く整理することをお勧めいたします。