★仕組み化★リモートワーク導入で大切なこと

 

★仕組み化★
「仕組み化」や「業務フロー設計」に関する何でもありのコーナー

「リモートワークを導入するには、何から始めたらいいだろう・・・？」

新型肺炎への対策だけでなく、働き方の変化としても、リモートワークが広がりつつあります。
デルテクノロジーズが中小企業（1～99人）を対象に実施したテレワーク導入に関するネット調査
では、今年3月時点に13％だった導入率が、7月時点で36％へ拡大したそうです。

デル テクノロジーズ、中小企業のテレワーク導入状況に関する調査結果を発表（2020.7.29）

しかしリモートワークの導入に際して「何をしたら、どう進めたらいいかわらかない」と聞きます。
真っ先に、補助金や助成金を使ってパソコンやネットワーク環境を整備して、ハード面を整えた企
業は多いと思います。
ではハード面が整ったらリモートワークがうまく機能するかというと、そうでもありません。
例えばこんな状況に陥る経験はありませんか。

　あるある事例1　在宅ワークの社員がちゃんと仕事をしているか不安
　あるある事例2　メール報告が増えすぎて仕事が進まない
　あるある事例3　電話やオンラインで部下への指示がうまく出せない

あるある事例1「在宅ワークの社員がちゃんと仕事をしているか不安」は、誰に、どんな仕事を任
せているか、どのぐらいの量をお願いしているかが見えていなくて起こることです。
これは各社員が担当している仕事を洗い出して、仕事内容のリストができていると、日々の進捗
が把握しやすくなります。

あるある事例2「メール報告が増えすぎて仕事が進まない」は、これまで対面の会議で営業進捗
や案件の報告などがされていた企業にありがちで、全て口頭だった報告がメールに置き換わった
結果です。
この場合は、例えば営業進捗なら、進捗状況を管理するExcelやスプレッドシートのフォームを作
って、そこへ関係者がデータで状況を入力・共有する仕組みをつくるとメールを減らせます。

あるある事例3「電話やオンラインで部下への指示がうまく出せない」は、業務マニュアルや手
順書があれば、それを一緒に見ながら指示するとわかりやすくなります。
また指示内容について会話で確認しやすいように、連絡や資料へ番号を付けた箇条書きを取り入
れるとより効果的です。

しかし、あるある事例いずれにも共通する、もっと最初にやるべきことがあります。
それは社内のモノや情報を整理整頓することです！
「あれ、そんなことが大切なの？」と思う方、多いと思います。
はい、これはとても重要なことです。

各社員の仕事内容をリスト化するには、「誰が、どこにあるデータや資料を使って、何を作業して
いるか」が明らかでないと作成できません。
また進捗を管理するフォームを作る場合も、関係者が見つけやすい方法で共有サーバーに置い
ておく必要があります。
さらに業務マニュアルを作るには、モノや情報がどこにあるか決まってないと具体的な手順まで記
載することができません。

 

 

意外かもしれませんが、共有スペースにあるキャビネットへ置くモノの場所を決める、書類やデー
タのファイリングルールを決めるといったソフト面の整備が、リモートワークを機能させる大切なス
テップになります。
もしリモートワークの導入で立ち止まっているなら、ひとまず社内の整理整頓から動き始めること
をお勧めします。

シクミカでは、リモートワークの促進に欠かせない書類とデータのファイリングについてセミナーも
開催しています。
初めての取り組みではわからないこと、悩むこともありますが、社外の情報源をうまく活用してチャ
レンジしてみてください。