◆チリツモ時短術◆メールやり取りの効率アップ
◆チリツモ時短術◆
チリのように小さな時間でも、積もり積もったら大きな時間短縮になる時短ノウハウ集
「山田さんがくれたメールだと返信内容が足りないな、もう一度確認しなきゃ」
在宅ワークになってメールやChatworkなど、口頭に代わってテキストのやり取りが増え
ている方も多いと思います。
非対面の相手に対して、わかりやすい文章を考えるのは時間がかかって大変です。
今回はメールやChatworkのようなテキストのやり取りで、効率よく内容を伝えて、相手
に的確な回答をお願いできるコツをお伝えします。
ではさっそく最近よくあるメールの事例をみてみましょう。
（送信）————————————
山田様
いつもお世話になっております。鈴木です。
12月25日のオンライン会議の件でご連絡しました。
会議ではZoomを使用します。
時間は13:00～14:00で、5名が参加予定です。
事前に山田さんから参加者に共有する資料はありますか。
その場合は2日前までに、鈴木へメール添付でご送付ください。
当日はパソコンでの参加は可能でしょうか。
はっきり音声が聞き取れるようヘッドホンとマイクの利用をお願いしています。
ご確認よろしくお願いいたします。
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上の文章だとメリハリがなくて、パッと見て内容がつかみにくくありませんか。
そして、もっと大きな問題があります。
もし山田さんが返信するとしたら、次のメールが来るかもしれません。
（返信）————————————
鈴木様
いつもお世話になっております。山田です。
ご連絡ありがとうございました。
私から事前に共有する資料はありません。
パソコンでの参加は大丈夫です。
どうぞよろしくお願いいたします。
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このメールを受けた鈴木さんの反応が冒頭の通りでした。
「山田さんがくれたメールだと返信内容が足りないな、もう一度確認しなきゃ」
でもメールをもらった方は、ヘッドホンとマイクの件が「依頼なのか、質問なのか」
非常にわかりにくいです。
では、このやり取りを以下のようにしたらどうでしょうか。
（送信）————————————
山田様
いつもお世話になっております。鈴木です。
12月25日のオンライン会議でご案内と質問です。
＜ご案内＞
【方法】Zoom
【時間】13:00～14:00
【参加者】5名
＜質問＞
1）事前に参加者に配布する資料はありますか。
その場合は2日前までに鈴木へメール添付でご送付ください。
2）パソコンでの参加は可能ですか。
3）ヘッドホンとマイクの利用をお願いできますか。
質問3件にはご回答をよろしくお願いいたします。
———————————————–
そうすれば山田さんの回答は、こうなります。
（返信）————————————
鈴木様
いつもお世話になっております。山田です。
ご連絡ありがとうございました。
1）資料はありません
2）3）大丈夫です
どうぞよろしくお願いいたします。
———————————————–
改善したのは3点です。
1）内容別に＜ ＞で区分した
2）番号をふって箇条書きにした
3）返信で希望するアクションを明確に依頼した
箇条書きだと文章が短くて簡単だし、回答ももらいやすくなります。
そして鈴木さんがもう1度山田さんへ確認するメールやり取りを、1往復減らすこと
ができます。
山田さんの回答もシンプルになっています。
口頭では気にならなかったことも、文章だと手間になります。
箇条書き、特に「番号付きの箇条書き」をうまく使って、テキストによるコミュニ
ケーションの時短をはかりましょう。
小さな面倒を見逃さない！チリツモ時短術でした。
