◆事例◆Excelフォームで業務量半分へ

 

◆シクミカ事例◆
シクミカが見た、聞いた、関わった仕組み化の事例をご紹介

「定期的に発生する業務なのに、いつも人手と時間がかかって面倒だなぁ」

皆さんの会社にそんなつぶやきが出る業務はありませんか。
難しいことではないのに、必ず人手と時間がかかってしまう作業です。

今回はこのような定型業務を、Excelを活用したフォームで、人手と時間を一気に
半分にしたシクミカの事例をご紹介いたします。

 

【対象企業】
対象業界：スクール事業運営会社様
対象業務：イベントスケジュール管理業務
お悩み： 毎月発生する管理業務に秘書が2名で対応して、しかも半日の時間がかかる
結果：秘書2名・半日作業　→　秘書1名・作業時間半分

 

【Before】
会員向けイベントを数多く運営されているA社では、手間がかかる開催スケジュールの
管理・告知業務にお悩みでした。

日々変わるイベントカレンダーの管理は秘書の仕事です。
さらに月1回は、会員へのメルマガでピックアップイベントをお知らせして、イベント
カレンダーを添付していました。

このメルマガ配信では、イベントカレンダーと同じ内容にも関わらず、メルマガ内に手入
力でイベント内容を転記していました。
メルマガ配信があるときは秘書2名がかり半日の対応で、カレンダーの更新とは別に、もう
1名がメルマガへ手入力して文面を作成していました。

 

【After】
Wordで作られたイベントカレンダーを、Excelのフォームに改めました。
Wordだとカレンダーの曜日や日にちを、一から手作業で作り直してイベントの入力が必
要です。
これをExcelに変えることで、何年何月の指定だけで、関数で自動的に曜日と日にちの
並びが入れ替わるカレンダーができるようにしました。

さらにイベントカレンダーへ記入した内容を、Excelの別シートへ転記して、メルマガへ
手入力していたテキストに近い形式へ並べ替えました。
これによりメルマガ配信用に全て内容を手入力していたのが、7割程度Excelからのデー
タコピーで対応できるようになりました。

このイベントカレンダーを作り替えた結果、業務に関わる秘書が1名で間に合い、対応時
間も半分に減らすことができました。

 

【まとめ】
仕組み化は、システム導入やマニュアル制作のような大掛かりなものだけでなく、情報を
管理するフォーム１つを作り替えるだけで効果が出る場合もあります。
皆さんの会社に、この事例に近い定型業務があったら、ちょっとした工夫で効率化できる
かもしれません。